Заявка или черновик
Клиент отправляет форму либо сотрудник заносит телефон, дату и комментарий.
Клиентская система / CRM / производство
Заказ на торт — от заявки до выдачи.
CRM для кондитерской объединяет приём заказов, производство, оплаты и доставку. Каждый участник видит свой участок работы в браузере телефона или компьютера.
О кейсеРабочая система содержит данные клиентов, поэтому здесь показаны схемы процессов и модулей без снимков заказов и личной информации.
КаналыФорма на сайте, сотрудник, Telegram-бот
ВнутриКлиенты, изделия, заказы, фото, оплаты, задачи
ИсполнителиШесть ролей — от администратора до курьера
ФорматВеб-приложение для компьютера и телефона
01 / Состав системы
Что с чем связано
В центре находится заказ. К нему привязаны клиент, одно или несколько изделий, референсы, платежи, задачи и история правок. Из этих данных строятся рабочие представления для сотрудников.
Входы → единая CRM → рабочие выходы
КлиентФорма на сайте
Пожелания, дата, состав, контакт и согласие.
СотрудникКабинет CRM
Быстрый черновик или полный заказ в шесть шагов.
ОператорTelegram-бот
Заказы передаются в CRM через защищённый внутренний канал.
Источник рабочих данныхЗаказ и история в CRM
Сервер проверяет права и правила, сохраняет изменения в SQLite и защищает от повторных отправок и конфликтов правок.
Клиент и контактИзделия и ценыФото и комментарииОплаты и остатокЗадачи и статусыЖурнал действий
ПроизводствоКалендарь и заготовки
Заказы по датам, вес, состав, референсы, сводка цеха.
ЛогистикаПлан доставок
Адрес, получатель, время и сумма к получению.
КонтрольОтчёты и уведомления
Долги, поступления, история и сообщения сотрудникам.
Внешние каналы не заменяют базу CRM: заказ получает внутренний номер и дальше живёт в общем рабочем процессе.
02 / Путь заказа
От обращения до выдачи
Процесс рассчитан на индивидуальные изделия: состав и оформление уточняются, цена фиксируется в заказе, а производство и доставка работают от согласованной даты.
Основной сценарий · стрелки показывают последовательность
Полный заказ
Выбирают клиента и изделия, начинку, декор, вес, фото, способ получения и срок.
Цена и оплата
Точные цены из прайса, декор и доставка складываются; предоплаты уменьшают остаток.
Расписание цеха
Заказ попадает в календарь. Кондитер видит состав и референсы; сводка собирает заготовки.
Факт и проверка
Фиксируют итоговый вес, при необходимости явно пересчитывают стоимость и отмечают готовность.
Выдача или доставка
Курьер получает маршрутные данные; заказ отмечается выданным, долг остаётся видимым.
Если отменили
Статус и причина остаются в истории. Записи платежей сохраняются; ошибочный платёж аннулируют отдельно.
Если пропала связь
Черновик и очередь фото остаются на устройстве. Отправка продолжается после открытия приложения с сетью.
Если заказ изменили
Версии защищают от перезаписи чужих правок; бот не затирает заказ, который уже меняли в CRM.
03 / Участники
У каждого своя работа
Права доступа и рабочие экраны привязаны к роли. Так заказ передаётся между приёмом, кухней и доставкой без отдельной таблицы для каждого сотрудника.
Шесть ролей · одна база заказов
УправлениеВладелецПользователи, настройки, прайс, заказы, отчёты и полная выгрузка.
КонтрольУправляющаяЗаказы, команда, расписание, прайс, оплаты и рабочие отчёты.
ПриёмАдминистраторСоздаёт и уточняет заказы, ведёт клиента, оплаты, сроки и задачи.
Точка продажБаристаПринимает заказ в рамках своей роли и видит доступные ему рабочие данные.
ЦехКондитерВидит расписание и референсы, отмечает вес изделия и готовность.
МаршрутКурьерВидит доставки, адреса, получателей, состав и сумму к получению.
ПриёмЗаказ оформлен
ЦехИзделие готово
ДоставкаЗаказ передан
УправлениеОплаты сверены
04 / Данные и надёжность
Как система остаётся целой
CRM хранит исходные данные на сервере. Уведомления и таблица получают их копии, а резервный контур позволяет восстановить заказы и фотографии.
Источник данных → параллельные копии и сообщения
Основная базаSQLite + фото
Заказы, клиенты, изделия, платежи, задачи, история, права и подтверждения формы. Изменения проходят через серверные правила.
Рабочая копияGoogle Таблица
Односторонняя выгрузка каждые пять минут; свежесть видна на листе состояния.
КомандаTelegram
Личные уведомления по ролям через сохраняемую очередь и фоновую обработку.
ВосстановлениеSQLite + ZIP-снимки
Ежедневные резервные копии, включая фотографии, дополнительно забираются на отдельный Mac.
Google Таблица служит копией для просмотра, а не местом редактирования заказа. Пароли и сеансы в неё не выгружаются.
Повтор без дублей
Форма, бот, платежи и фотографии используют защиту от повторной отправки. Неудачные передачи остаются в очереди для следующей попытки.
История изменений
Исправления заказа и клиента записываются в журнал. Удаление заказа мягкое: рабочие данные можно восстановить с сохранением истории.
Права и вход
Личные учётные записи, разграничение ролей, смена пароля и завершение остальных сеансов. Служебный маршрут обмена с ботом закрыт от публичного доступа.
Граница офлайна
На устройстве доступны черновики и неотправленные фото. Полная серверная база без сети не открывается; синхронизация требует открыть приложение при связи.
05 / Итог
Одна система вместо разрозненных списков
Сотрудник принимает заказ, цех получает понятное задание, курьер видит доставку, руководство контролирует деньги и нагрузку. Для клиента это короткая форма заявки; для команды — полный рабочий процесс.
CRM развёрнута для клиента; рабочие сценарии продолжают проверять на телефонах сотрудников. Публичная форма доступна на сайте кондитерской, внутренний кабинет требует входа.
Посмотреть клиентскую форму ↗Что разработано
- Публичная форма и кабинет с шестью ролями
- Заказы с несколькими изделиями, фото и прайсом
- Учёт предоплат, остатка и аннулирования ошибок
- Календарь, производство, заготовки и доставки
- Интеграция с Telegram и Google Таблицей
- Офлайн-черновики, история и резервные копии
Нужен похожий рабочий инструмент?
Расскажите, как сейчас проходит заказ и кто участвует в процессе. Предложу состав системы и порядок запуска.
Написать в Telegram ↗